Wie wir unsere Projekte begleiten

Ein Blick hinter die Kulissen: Wie entstehen Projektgeschichten?

Hast du dich auch schon gefragt, wie eine Geschichte aus einem humanitären Projekt zustande kommt, die du kürzlich in Händen hieltest? Möglicherweise bist du dir sogar unsicher, ob sie nicht ChatGPT geschrieben hat. Gerne möchte ich dir etwas Einblick geben, wie die Kommunikation und der Informationsaustausch bei ADRA Österreich läuft, damit die Wirkung deiner Spende auch dokumentiert und bei dir ankommt.

Das Team in Wien: Die Brücke zu den Spendern

Unser Team in Wien ist vor allem mit dem Aufbau und der Pflege von Spenderkontakten vertraut. Wir kommunizieren regelmäßig mit unseren Spendern und haben uns zum Ziel gesetzt, möglichst viel von dem, was im Projekt passiert, mit dir zu teilen. Doch die Kommunikation mit unseren Spendern ist nur möglich, wenn wir effektiv und kontinuierlich mit unseren Projektpartnern im Gespräch sind.

Kommunikation über weite Distanzen

Wie funktioniert diese Kommunikation über die weiten Distanzen in afrikanische und asiatische Länder oder in den Pazifik auf abgelegene Inseln? Du wirst sagen, kein Problem, mit Glasfaser und Satellitentechnik lässt sich heute um den Globus kommunizieren. Das stimmt, und die meisten unserer Partnerbüros sind gut ans Internet angebunden. Effizientes Kommunizieren ist fast in allen Ländern bereits Standard, aber Kommunikation ist wesentlich mehr als Übertragungstechnik.

Eine Information muss zuerst entstehen, dann aufgegriffen und dokumentiert werden, bevor sie weitergegeben werden kann. Das ist bei unserer kulturübergreifenden Arbeit gar nicht so einfach. Es gibt einige Informationen, die für unsere Projektteams vor Ort normal sind und nicht weiter beachtet werden, während dieselben Informationen für uns und unsere Spender sehr wichtig sind, um den Veränderungsprozess und die Wirkung mitzuverfolgen.

Strukturierte Abläufe zur Dokumentation

Um möglichst keine relevanten Informationen aus den Projekten zu verlieren, sind strukturierte Arbeitsabläufe erforderlich. Bei ADRA arbeiten wir mit Projektüberwachungsmechanismen vor Ort, welche mit Projektberichten, Bildern und Videos dokumentiert werden. Zu Beginn werden, basierend auf den Projektzielen, Indikatoren formuliert, die bei der Fortschrittskontrolle helfen, die Wirkung zu messen.

Wo nötig, werden die Kennzahlen und auch die Aktivitäten einmal jährlich angepasst, um sicherzustellen, dass mit dem Projekt die Menschen einen Weg aus ihrer Armutsspirale finden. Dazu kommen reguläre Projektbesuche von einem spezialisierten Mitarbeiter im Partnerbüro, der mit einem kritischen Auge beobachtet und Fragen stellt, um möglichst frühzeitig Schwierigkeiten oder eine Abdrift zu erkennen.

Detaillierte Projektberichte und Feedback

Die Einsichten werden in Überwachungsberichten festgehalten und sind ein fixer Bestandteil der vierteljährlich verfassten Projektberichte des Projektleiters. Diese Reports werden uns geschickt und haben zwischen 40 und 100 Seiten, je nach Umfang des Projekts. Jeder Bericht wird von uns im Detail gelesen und kommentiert. Jede unklare oder lückenhafte Stelle wird mit einer Frage markiert, worauf der Projektleiter zeitnah antwortet.

Erfolge und positive Ergebnisse werden auch kommentiert und weiterverfolgt, um besser zu verstehen, wie es dazu kam, damit die Idee oder Methode weiterentwickelt und in anderen Projekten genutzt werden kann. Dieser Feedbackmechanismus hilft beiden Seiten, einen besseren Einblick ins Projekt zu bekommen und sensibilisiert unser Team vor Ort, das Alltägliche zu sehen und zu dokumentieren.

Persönliche Geschichten: Menschen im Fokus

Neben Zahlen und Berichten erzählen wir auch persönliche Geschichten der Menschen, die von unseren Projekten profitieren. Diese Einblicke zeigen, wie deine Hilfe tatsächlich wirkt und geben den Projekten ein Gesicht.

Online-Meetings: Unterstützung aus der Ferne

Über das Jahr verteilt planen wir Online-Meetings mit unseren Mitarbeitern, um Probleme zu besprechen oder zusätzliche Aktivitäten zu planen. Während COVID wurden diese Onlinetreffen besonders wichtig und zu einer guten Gewohnheit. Sie bereichern die Arbeit und die Zusammenarbeit weiterhin sehr.

Projektbesuche: Eindrücke vor Ort sammeln

Wenn vom Projektteam gewünscht, halten wir vor Ort zu bestimmten Themen technische Trainings ab, um die Kapazität der Mitarbeiter zu fördern. Dazu gehören Projektmanagement-Themen sowie technische Inhalte wie Marktanalysen, das Schreiben eines Business-Plans oder die Förderung des kritischen Denkens.

Diese Trainings finden vor allem während unserer jährlichen Projektbesuche vor Ort statt. Die meiste Zeit jedoch wenden wir auf, um mit dem Projektteam und den begünstigten Menschen direkt zu sprechen und zu sehen, wie es ihnen geht und welchen Fortschritt sie machen.

Persönliche Gespräche und Beobachtungen

Was in einem Projektbericht nicht dokumentiert werden kann, ist oft in den Gesichtern der Menschen gut lesbar und vervollständigt den Einblick. Auch ist die Dynamik in einer Dorfgemeinschaft oder Frauengruppe schnell spürbar, wenn die Gruppe nicht zu groß ist. Wir setzen uns meist im Kreis auf den Boden und nehmen uns Zeit zum Hören und Beobachten. Oft muss ich nachfragen, wenn meine Hand beim Schreiben nicht hinterherkommt.

Austausch und Evaluierung

Mit den Eindrücken und Notizen folgen dann Gespräche mit dem Projektteam. Diese Perspektive von außen ist sehr wichtig für unsere Mitarbeiter sowie für die Menschen im Projekt. Diese zwei unterschiedlichen Perspektiven werden zusätzlich ergänzt von Partnerbesuchen anderer Projekte, Behörden oder Ministerien.

Externe Überprüfungen: Ein zusätzlicher Blick

Bei größeren Projekten kommt einmal in der Projektlaufzeit auch ein Vertreter vom öffentlichen Fördergeber oder er lässt eine unabhängige Evaluierung des Projekts anordnen, was den Einblick durch professionelle Augen zusätzlich bereichert und gute Informationen liefert, wo das Projekt Verbesserungspotenzial hat.

Warum wir diesen Aufwand betreiben

Dieser Informationsaustausch, angereichert mit kritischen Fragen, hilft unserem Projektteam, auf wichtige Details zu achten, um gute Geschichten und Reports zu schreiben, die uns wiederum helfen zu verstehen, wie effektiv das Projekt umgesetzt wird. So kannst du als Spender die Sinnhaftigkeit deiner großzügigen Spende erkennen. Wenn du mehr darüber wissen möchtest, was von deiner Spende ankommt, schau doch in unseren Blogbeitrag „Der Mehrwert deiner Spende!“

Wenn du Fragen zu diesem Thema hast schreibe uns gerne an [email protected].